Het kan een enorme uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat alle inkomende documenten bij de juiste medewerker worden afgeleverd en dezelfde dag nog afgehandeld kunnen worden. Elke organisatie moet algemene correspondentie verwerken en sommige organisaties worden elke dag geconfronteerd met honderdduizenden poststukken. De handmatige verwerking hiervan is extreem tijdrovend en fouten zijn onvermijdelijk. Wanneer u deze processen uitbesteedt aan BancTec, krijgt u de beschikking over een volledig beveiligde postkamerdienst die moeiteloos grote postvolumes kan accepteren, digitaliseren en doorsturen naar de juiste e-mailadressen en/of bedrijfsapplicaties.

BancTec heeft een indrukwekkende reputatie opgebouwd met het transformeren van drukke postkamers van internationale organisaties tot efficiënte digitale distributiecentra voor poststukken. De post wordt geopend, de inhoud wordt gescand en de gedigitaliseerde documenten worden geanalyseerd en geïdentificeerd. Elk item wordt vervolgens doorgestuurd naar het juiste e-mailadres of naar een systeem voor content management, een ERP-applicatie, een archiefsysteem of een andere toepassing. Met een verwerkingscapaciteit tot honderden documenten per minuut kunnen we zelfs de drukste piekuren aan. Het systeem biedt effectieve ondersteuning voor beheer en rapportage met dashboardtools en controlefuncties.

De volledig beheerde BancTec service voor postverwerking biedt veel meer mogelijkheden dan een traditionele postkamer. De klant kan aanvullende services aanvragen, zoals de verwerking van leveranciersfacturen of zelfs het vastleggen van klantgegevens uit aanvraagformulieren. Naast de aanzienlijke ruimtebesparing profiteert u van sterk gereduceerde kosten voor postverwerking en -distributie, snellere informatieverspreiding en een geautomatiseerde respons om klantvragen sneller te kunnen beantwoorden.

Eigenschappen

• Een service met hoge capaciteit die al uw taken voor postverwerking en interne documentdistributie automatiseert
• Informatie wordt sneller binnen de gehele organisatie gedistribueerd en klantvragen kunnen in kortere tijd worden afgehandeld
• Klantgegevens komen onmiddellijk beschikbaar voor automatische invoer in bestaande systemen, bijvoorbeeld voor content management, documentbeheer of archivering
• Aanzienlijke besparingen op de kosten van postverwerking en -distributie
• De service kan tot honderden documenten per minuut verwerken
• Geïntegreerde rapport- en controlefuncties ondersteunen een zorgvuldig beheer, waardoor zoekgeraakte documenten tot het verleden behoren
• Aantrekkelijke ruimtebesparing door uitbesteding van uw postkamerprocessen