Ondernemingen genereren meer papier dan ooit tevoren. Ook nu bedrijven in de financiële sector, de gezondheidszorg, de productie en vele andere sectoren op elektronisch betalingsverkeer overgaan en miljoenen investeren in computersystemen, blijft het papier binnenstromen: maar liefst 4,5 biljoen pagina's per jaar.

Laat u niet bedelven onder stapels papier.

In plaats van alle documenten een voor een door uw medewerkers te laten verwerken en steeds grotere vrachten papier naar archieflocaties te transporteren, is nu de tijd gekomen om gegevens te digitaliseren binnen een efficiënt en geautomatiseerd systeem voor documentverwerking. Ondernemingen beheren deze automatiseringsoplossingen van oudsher in eigen huis door medewerkers in dienst te nemen en snelle scanners aan te schaffen, maar die benadering is lang niet altijd de meest winstgevende. Een investering in apparatuur die niet de juiste blijkt te zijn of die al snel veroudert, is een groot financieel risico.

Daarom kiezen zowel grote internationale ondernemingen als het midden- en kleinbedrijf voor business process outsourcing (BPO) met BancTec. Hierdoor profiteren ze van lagere operationele kosten, beter toegankelijke informatie en een lager bedrijfsrisico, om nog maar te zwijgen van een betere dienstverlening aan hun klanten. Onze outsourcing-afnemers merken dat ze meer tijd, mensen en middelen overhouden voor kernactiviteiten die een direct concurrentievoordeel opleveren wanneer ze hun back-office processen toevertrouwen aan BancTec.

Simpel gezegd: BancTec begrijpt de processen. BancTec is al tientallen jaren internationaal marktleider in services voor betalingsverwerking, documentbeheer, content management en IT en heeft momenteel meer dan 2000 klanten in 50 landen. Wanneer we een relatie met een nieuwe klant aangaan, maken we eerst een grondige analyse van de processen van die klant. We helpen bij het in kaart brengen van de huidige processen, de document- en papierstromen tussen de afdelingen en allerlei andere factoren die van invloed zijn op de strategie. Onze oplossingen zijn succesvol omdat we de tijd nemen om het bedrijf van onze klanten te begrijpen. Daarom ook vertrouwen vele van 's werelds grootste ondernemingen ons voldoende om hun meest gecompliceerde processen aan ons uit te besteden. Er zijn wereldwijd momenteel meer dan een dozijn BancTec outsourcingcentra operationeel.

Oplossingen

  • Crediteurenadministratie

    Deze oplossingenportefeuille komt tegemoet aan de uitdagingen in elke fase van het crediteurenproces, zodat ondernemingen hun kosten kunnen verlagen, de controle kunnen verbeteren en de productiviteit kunnen maximaliseren.

  • Online archivering

    Met deze oplossingen, die zijn gebaseerd op onze functies voor remote capture, business intelligence en het scannen, identificeren en classificeren van documenten, kunnen uw medewerkers op elke gewenste locatie documenten scannen, waarna onze data capture-technologie de gegevens extraheert en de documentafbeelding met de bijbehorende informatie opslaat in een elektronisch bestand.

  • Verwerking van inkomende post

    Grote organisaties worden overstelpt door een stortvloed van papieren documenten. Met onze diensten voor postverwerking kunt u documenten sneller verwerken en efficiënter, beter en sneller reageren. Bovendien kunt u de omzet verhogen en kapitaal vrijmaken voor omzetgenererende activiteiten.

  • Betalingsverwerking

    Breng de kosten per betaling onder controle met onze snelle, betrouwbare en kosteneffectieve verwerkingsdiensten. Onze geavanceerde OCR-technologie (onder meer geoptimaliseerd voor het verwerken van cheques) zorgt voor een betrouwbare tekstherkenning met een minimum aan uitzonderingen. Zo wordt u minder vaak geconfronteerd met ongedekte cheques, komt fraude eerder aan het licht en dalen de kosten.

  • Data capture

    BancTec produceert 's werelds meest geavanceerde scanoplossingen voor grote volumes, die de processen optimaliseren en de doorvoersnelheid sterk verhogen.

  • Formulierverwerking

    We hebben tientallen jaren ervaring met het verwerken van de meest uiteenlopende klantformulieren. Dankzij onze expertise hebben we een bijzonder efficiënt proces kunnen ontwikkelen, dat flexibel kan worden aangepast aan individuele behoeften en ontwikkelingen in de sector.

Voordelen

De BPO-services van BancTec worden beschikbaar gesteld via een centraal technologieplatform, waardoor klanten gemakkelijk services kunnen toevoegen of aanpassen wanneer de situatie daarom vraagt. Als erkend expert op het gebied van innovatieve hardware, software en maatwerkservices gebruikt BancTec zijn uitgebreide ervaring om baanbrekende en geavanceerde oplossingen te ontwikkelen. Outsourcing met BancTec biedt duidelijke voordelen:

We realiseren schaalvoordelen doordat de kosten van apparatuur en faciliteiten over meerdere klanten worden verdeeld.

We kunnen pieken en dalen in het documentvolume moeiteloos opvangen, in tegenstelling tot faciliteiten in eigen beheer van de klant, die te maken hebben met hoge vaste kosten.

Dankzij outsourcing komt er kapitaal vrij en houden uw managers meer tijd over om extra aandacht aan uw kernactiviteiten te besteden.

En het belangrijkste: we bieden aantoonbare, reële resultaten, zoals blijkt uit onze casestudies. Onze klanten noemen vier belangrijke redenen om voor BancTec te kiezen: lagere kosten, een lager bedrijfsrisico, betere dienstverlening aan de klant en betere bedrijfsinformatie.

Lagere kosten. Het maken, verwerken en archiveren van documenten is een kostbare zaak. Volgens schattingen besteden Amerikaanse bedrijven zo'n 15% van hun jaaromzet aan kosten die samenhangen met documentbeheer, uiteenlopend van laserprinters tot archiefdepots. Met BancTec BPO kan een onderneming deze kosten systematisch verlagen. Opslag in serversystemen is voordeliger dan archivering in dossierkasten. In combinatie met zorgvuldig ontwikkelde bedrijfsprocessen leidt deze automatisering tot een veel grotere efficiëntie. En outsourcing maakt grote investeringen in apparatuur voor documentverwerking overbodig.

Lager bedrijfsrisico. Wet- en regelgeving zoals Sarbanes-Oxley, SAS 70 en HIPAA stelt strenge eisen aan de boekhouding en administratie van ondernemingen. Papieren documenten (die maar al te vaak verkeerd gearchiveerd worden, zoek raken of vernietigd worden) leveren dan onnodige risico's op. BancTec BPO bewaart de documenten in elektronische vorm, zodat het proces van gegevensopvraging beter gecontroleerd kan worden en toevoeging van beveiligingsfuncties en audit trails vereenvoudigd wordt.

Betere dienstverlening aan de klant. Met BancTec BPO kunnen ondernemingen hun informatie sneller inzien, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan het opzoeken van documenten en meer tijd hebben voor het zinvol gebruiken van de informatie. Bovendien kunnen ze de vragen van hun klanten gemakkelijker en sneller beantwoorden als de documenten onmiddellijk toegankelijk zijn. Hierdoor neemt de kwaliteit van de dienstverlening toe.

Betere bedrijfsinformatie. Doordat documenten en gegevens dankzij BancTec BPO gemakkelijk toegankelijk zijn, kunt u heel eenvoudig informatie over uw bedrijfsprocessen verzamelen en analyseren. Zo kunt u een beter overzicht houden van de omzet, de productie en andere belangrijke factoren. BancTec BPO helpt uw onderneming ook om betere beslissingen te nemen.

De BPO-oplossingen van BancTec. BancTec levert BPO-oplossingen voor een breed scala aan bedrijfstoepassingen, waaronder betalingsverwerking, mobiele scanfuncties en de digitalisering en archivering van documenten, facturen, correspondentie en formulieren. Hierbij stellen we standaard een serviceniveau-overeenkomst (SLA) op. We houden onze klanten voortdurend op de hoogte via beheerdashboards voor het management en complete analyse- en rapportagefuncties, onder meer voor key performance indicators (KPI's) en SLA-parameters.

Eigenschappen

Met onze achtergrond als leverancier van intelligente oplossingen en beproefde werkwijzen bieden we een naadloos geïntegreerde aanvulling op uw interne processen. Profiteer al op heel korte termijn van hoogwaardige business process outsourcing op basis van de technologische expertise, de ruime ervaring met geavanceerde oplossingen en het uitmuntende serviceniveau van BancTec:

  • BancTec stemt zijn technologie en processen af op de unieke wensen en behoeften van elke klant.
  • Er wordt een serviceniveau-overeenkomst opgesteld die aansluit op uw specifieke vereisten.
  • De service wordt aangeboden tegen een prijs per eenheid, zodat u uw budget en uitgaven kunt afstemmen op de omvang van uw bedrijfsactiviteiten.
  • Er is tegen een aanvullend tarief tevens een ARC-service (ACH Replacement Processing) beschikbaar. Deze nieuwe techniek is snel in opkomst als een manier om de invordering van tegoeden te verbeteren en te versnellen.
  • De BancTec systemen PayCourier™ en PayCourier Archive™ maken deel uit van het meest hoogwaardige en efficiënte platform voor de verwerking van betalingen in de detailhandel. Deze systemen worden gebruikt door enkele van 's werelds meest veeleisende financiële instellingen en detailhandelsketens.
  • BPO-afnemers hebben toegang tot de robuuste infrastructuursystemen van BancTec met onder meer ondersteuning voor bestandsoverdracht via het web, waarschuwingen en kennisgevingen voor de klant, standaard of uitgebreide rapportagefuncties en een dashboard voor beheer van de service.
  • Toegang tot speciale optionele functies, zoals de geavanceerde Interactive Exception Processing webservice van BancTec.
  • Het netwerk van strategisch geplaatste BancTec outsourcingcentra beschikt op elke locatie over een volledig functioneel plan voor calamiteitenherstel. Deze infrastructuur maakt niet alleen best-in-class calamiteitenherstel mogelijk, maar waarborgt ook een slechts minimale serviceonderbreking en maximale beschikbaarheid door een uitzonderlijke verzameling noodsystemen en andere opties voor bedrijfscontinuïteit.
  • De outsourcingcentra worden regelmatig grondig geïnspecteerd en voldoen aan de eisen van de Amerikaanse SAS 70-wetgeving.
  • Alle outsourcingcentra zijn identiek wat betreft het technologieplatform en de consistente toepassing van standaard Six Sigma™ processen en procedures.