eFIRST Capture
eFIRST Capture is een oplossing voor automatisch vastleggen, sorteren, verwerken en intelligent distribueren van alle soorten papieren en elektronische documenten die uw onderneming binnenkomen. Deze oplossing is zelfs in de meest arbeidsintensieve verwerkingscentra in zijn element. Doordat papieren documenten niet langer binnen een grote organisatie getransporteerd hoeven te worden, arriveren de documenten veel sneller op de juiste bestemming, ongeacht de locatie. Alle inkomende documenten, orders en brieven worden direct na ontvangst vastgelegd en meteen verwerkt. Dit leidt tot meer transparantie van het hele proces voor documentverwerking, zodat eventuele knelpunten in het systeem aan het licht komen en de kans op zoekgeraakte of verkeerd bezorgde documenten afneemt.
Elk document, elk gegevenstype, elk volume. Met de nieuwste technieken voor intelligente tekenherkenning en gegevensclassificatie kan het systeem de meest uiteenlopende documenttypen verwerken, waaronder aanvragen, betalingen, e-mails, aanvraagformulieren, klachten, facturen, brieven, PDA-gegevens, web content, correspondentie en documenten van externe vestigingen.
Uit elk van deze documententypen kan een breed scala aan informatie worden geëxtraheerd: drukwerk, printeruitvoer, handschrift, barcodes, aangekruiste vakjes, afbeeldingen en handtekeningen.
Automatische documentclassificatie. eFIRST Capture verwerkt de belangrijkste soorten gemengde documenten (scans, faxen en e-mail) in één keer zonder handmatig voorsorteren. Nadat een document is geclassificeerd aan de hand van trefwoorden en zinsneden, de documentindeling en de toepassing van specifieke regels worden alle gegevens automatisch uit het document geëxtraheerd, waarna het document wordt doorgestuurd naar de juiste wachtrij, map of e-mailaccount.
Correspondentieverwerking. Een van de sterke punten van eFIRST Capture is de verwerking van ongestructureerde documenten, zoals algemene correspondentie. Met behulp van krachtige software voor de herkenning van trefwoorden en zinsneden kan het systeem de brieven automatisch classificeren en verwerken voor nauwkeurige distributie binnen de organisatie. Het systeem beschikt over geavanceerde validatiefuncties waarmee ongestructureerde documenten sneller verwerkt worden. Klantvragen, klachten, rekeningaanvragen, transacties en andere correspondentievormen worden geïdentificeerd en voor verdere verwerking per e-mail naar de juiste afdeling of persoon doorgestuurd, of in het juiste documentprofiel geïmporteerd binnen een applicatie voor content management, documentbeheer of gegevensopslag. Klantgegevens, datums, rekeningnummers en adressen kunnen worden geïdentificeerd voor nadere classificatie of indexering.
Functies en voordelen
- Claims, declaraties en aanvragen sneller afhandelen om de concurrentie vóór te blijven
- Betere kwaliteit en integriteit van gegevens
- Hoger serviceniveau voor de klant
- Hogere productiviteit door minder zoekgeraakte of verkeerd gearchiveerde documenten
- Sneller herstel na calamiteiten
- Naleving van wettelijke normen
Details
Verwerking van facturen en inkooporders. Tijdens het scannen of importeren van een ontvangen factuur in eFIRST Capture worden de belangrijkste gegevens automatisch vastgelegd door betrouwbare herkenningssystemen, zonder kans op type- en andere invoerfouten. Om de juistheid te verifiëren worden balanstechnieken toegepast voordat geëxtraheerde gegevens en factuurbedragen worden geëxporteerd naar de desbetreffende boekhoud- of administratiesystemen. Deze module is ook geschikt voor de verwerking van andere semi-gestructureerde documenten, zoals inkooporders of ontvangstbonnen.
Formulierverwerking. eFIRST Capture herkent elk formulier en stuurt het automatisch door naar het juiste verwerkingssysteem, waarbij de benodigde gegevens automatisch worden geëxtraheerd. Handschrift, printeruitvoer en drukwerk worden herkend via ICR- en OCR-technologie. Ook barcodes, afbeeldingen, aangekruiste vakjes en handtekeningen worden herkend en gelezen. De gegevensvalidatie kan worden uitgebreid met de controle van externe databases of de uitvoering van geprogrammeerde controlealgoritmen.
E-mailwaarschuwingen. Zodra er een urgent document wordt ontvangen, wordt er een waarschuwing gestuurd naar bepaalde personen. Deze waarschuwingen worden per e-mail of SMS of via de workflow verzonden, zodat de betreffende gebruikers weten dat bepaalde documenten onmiddellijk of met voorrang verwerkt moeten worden.
Documenten traceren. Een complete verzameling (statistische) rapportfuncties houdt u op de hoogte van alle ontvangen documenten. Naast een audit trail biedt het systeem ook statistische informatie over de systeemprestaties.
Naadloze integratie. eFIRST Capture kan naadloos met andere eFIRST applicaties worden geïntegreerd tot een complete oplossing voor informatiebeheer, workflow management en gegevensopslag. eFIRST is bovendien met een groot aantal externe systemen geïntegreerd via een gestandaardiseerde XML-indeling voor gegevensuitvoer, die compatibiliteit met zo veel mogelijk back-office applicaties garandeert. Dankzij deze compatibiliteit vormt eFIRST een centraal platform voor het vastleggen van gegevens, waarmee u uw bestaande applicaties op het gebied van archivering, documentbeheer, content management, CRM en ERP van informatie kunt voorzien zonder handmatige gegevensinvoer of indexering.
Volgende stappen:
Internationale vestigingen
We leveren producten en diensten aan enkele van's werelds bekendste internationale ondernemingen in 50 landen.
Klantenondersteuning
Onze klantenondersteuning wordt voortdurend verder verbeterd om onze klanten optimaal van dienst te zijn.
+31 (0)30 602 39 00
Neem contact met ons op om te zien hoe onze maatwerkoplossingen zijn afgestemd op uw wensen, niet op de onze.