Met BancTec CenterVision kunt u uw bedrijfsprestaties snel en gemakkelijk verbeteren. CenterVision is een centraal, gemeenschappelijk platform voor het optimaliseren van implementatie, gebruik en beheer van meerdere locaties voor documentverwerking binnen een internationale onderneming. Door alle papieren en elektronische documenten te converteren naar direct bruikbare digitale informatie en door deze rechtstreeks af te leveren bij de juiste bedrijfsapplicatie of specialist, maakt CenterVision alle inkomende gegevens onmiddellijk beschikbaar. Zo kan de onderneming de klant optimale dienstverlening bieden.

CenterVision profiteert van de omvangrijke kennis en jarenlange ervaring die BancTec heeft opgedaan met een groot aantal BPO-centra. Dankzij deze intrinsieke knowhow kunnen organisaties de complete levenscyclus van documenten (van ontvangst tot aflevering) voortdurend verder verbeteren door de prestaties van alle activiteiten te meten en het management meer inzicht en controle over het proces te geven.

De voordelen zijn legio:

• Lagere kosten van het vastleggen, sorteren en verwerken van alle binnenkomende informatie
• Compleet inzicht in alle procesactiviteiten, zodat de prestaties geoptimaliseerd kunnen worden
• Snellere aflevering van informatie
• Moeiteloze toevoeging van nieuwe verwerkingstaken of documenttypen en implementatie van nieuwe klantwensen
• Een complete audit trail conform de wettelijke voorschriften
• Een flexibele oplossing die veilig communiceert met andere uitbestede services
• Betere operationele flexibiliteit en bedrijfsprestaties door efficiënte spreiding van de werklast van activiteiten over de onderneming, met complete afstemming en controle
• Kortere procescyclus, leidend tot snellere afhandeling van klanttransacties en snelle respons op inkomende bedrijfsinformatie
• Hogere productiviteit met realtime informatiebeheer voor hogere serviceniveaus en betere klantenservice

Met het flexibele CenterVision platform kunnen verwerkingslocaties hun hulpbronnen efficiënter delen, zodat de taken van personeels- en faciliteitenbeheer worden vereenvoudigd en de dienstverlening aan de klant wordt verbeterd. CenterVision versnelt de implementatie van data capture-services doordat nieuwe klanten, documentstromen en verwerkingstaken gemakkelijker kunnen worden toegevoegd. Bovendien kunt u beveiligde verbindingen maken met externe outsourcingservices om pieken in het verwerkingsvolume op te vangen, de bedrijfszekerheid te verbeteren en kostbare handmatige processen uit te besteden.

CenterVision versnelt de overstap van papieren documenten op digitale informatie met geavanceerde tools voor scanbewerkingen, documentclassificatie, data capture en webservices. Dankzij integratie met bestaande applicaties voor documentverwerking op afdelingsniveau zijn uw investeringen veilig en hoeft u uw sjablonen niet nodeloos opnieuw te ontwerpen. Deze services maken kostbare handmatige processen voor het voorbereiden en sorteren van documenten en het invoeren en valideren van gegevens grotendeels overbodig, terwijl de niet-geautomatiseerde activiteiten sneller kunnen worden uitgevoerd dankzij een reeks productiviteitstools die de snelheid en de nauwkeurigheid ten goede komen.

CenterVision geeft het management meer controle over de processen doordat beslissers overal binnen de organisatie de productiviteitsparameters kunnen meten. Het systeem bewaakt alle documentprocessen en activiteiten om te waarborgen dat aan de met de klanten afgesproken SLA's (serviceniveauovereenkomsten) wordt voldaan. Tools voor informatiebeheer bieden doorlopende procesoptimalisatie met meting en analyse van de kosten, de doorvoersnelheid en het volume van elke workflow. CenterVision genereert bovendien een volledige audit trail van de documenten, en alle historische documenten in het systeem kunnen worden opgezocht en getraceerd in het ingebouwde archief.

Het moderne zakenleven vereist een centrale managementinfrastructuur voor inzicht in en controle over de verwerkingsprocessen van inkomende informatie. Doordat er steeds complexere eisen aan de verwerking worden gesteld, stijgt de behoefte aan flexibele bedrijfsprocessen en verbeterde functies voor resource management en rapportage. Communicatie met klanten en leveranciers moet onmiddellijk opvraagbaar zijn en alle transactiedocumenten, informatievragen en brieven moeten adequaat worden verwerkt. Tegelijkertijd moeten ondernemingen vaker en beter verantwoording kunnen afleggen met het oog op de steeds strengere wet- en regelgeving. CenterVision is het antwoord op al deze uitdagingen.

Het raamwerk van CenterVision: op basis van een a Service Oriented Architecture (SOA) beheert CenterVision een reeks uiteenlopende services die gericht zijn op specifieke activiteiten of gebruikersgroepen. Alle onderdelen van de onderneming, van uitvoerende afdelingen en IT-services tot en met het management, maar ook de interne en externe klanten, kunnen het systeem gebruiken om processen te initialiseren, te optimaliseren en te evalueren. Als kant-en-klare applicatie kan CenterVision direct in elk gewenst bedrijfsproces worden geïntegreerd. Indien nodig kunnen later nog aanvullende verwerkingsservices worden toegevoegd. Anders gezegd: u kunt uw documentstromen een voor een aansluiten op het CenterVision platform, maar ook een complete verwerkingsfunctie in één keer toevoegen.

CenterVision Core: de kernapplicatie beheert de levenscyclus van de documenten en zorgt dat elk item de juiste verwerkingsroute door het systeem volgt. Doordat CenterVision elk document afzonderlijk behandelt, hoeft u minder vaak items voor te bereiden, te sorteren en in batches te plaatsen voor het scanproces. Documenten met een uitzonderingsstatus kunnen binnen het systeem getransporteerd worden zonder dat het algemene proces hier hinder van ondervindt. Instelbare serviceniveaus en taakprioriteiten garanderen dat elke scan-, verwerkings- of invoertaak binnen de gestelde tijd wordt uitgevoerd.

Designer: procesanalisten kunnen inefficiënties in processen snel opsporen en verhelpen met de configuratietools uit de module Designer. Deze module biedt een platform voor uitbreiding van het systeem met nieuwe gebruikers en afdelingen en voor configuratie van documentsjablonen, classificatieregels, verwerkingsservices en deadlines. De module bewaakt ook alle toegangsrechten en machtigingen, op basis waarvan de gebruikers rollen, groepen, wachtwoorden en bevoegdheden kunnen definiëren om het systeem adequaat te beveiligen.

Input: deze module communiceert met een groot aantal data capture-systemen en bedrijfsapplicaties om de gegevens rechtstreeks in het CenterVision platform te importeren. De module accepteert niet alleen informatie van de meest uiteenlopende documentscanners, multifunctionele apparaten en faxservers, maar ook van e-mail- en kantoorapplicaties, webportalen en PDA's, ongeacht hun geografische locatie.

Postkamers, afdelingen voor documentverwerking, nevenvestigingen en zelfs buitendienstmedewerkers en andere afstandswerkers kunnen worden gemachtigd om hun informatie rechtstreeks naar het systeem te zenden.

Logistics Manager: met deze module kan een organisatie de dagelijkse fysieke processen in de postkamer beter beheren. Processen zoals postontvangst, scanvoorbereiding en het transport van fysieke poststukken kunnen tot in detail worden gecontroleerd. Met een intern trackingsysteem kan de postkamer de ontvangst van documenten en postzakken registreren en betrouwbare prognoses van het documentvolume opstellen, zodat in latere fasen van de cyclus voldoende capaciteit beschikbaar kan worden gesteld.

Door middel van barcodes kunnen de fysieke poststukken tijdens alle processtappen in de postkamer worden gevolgd voordat ze naar digitale bestanden worden geconverteerd. De module regelt ook de bewaarperiode en de gegarandeerde vernietiging of retourzending van poststukken aan de klant.

Factory: deze module geeft toegang tot een breed assortiment services en applicaties voor documentverwerking waarmee een onderneming de verwerking, data capture en validatie van alle binnenkomende documenten kan automatiseren en optimaliseren. Document Classifier analyseert alle documenten die in het systeem worden geïmporteerd en stuurt elk document door naar de desbetreffende verwerkingsservice, samen met informatie over de uiterste afleverdatum. Zo kan één interface de meest uiteenlopende verwerkingsactiviteiten aansturen, waardoor handmatige interventie en sorteertaken tot een minimum beperkt blijven.

De module Factory beheert tevens de taken die niet geautomatiseerd kunnen worden of die handmatig ingrijpen vereisen. Een intelligente werkplek biedt meerdere interfaces waarmee datatypisten in hoog tempo gegevens en gegevensfragmenten kunnen invoeren en informatie kunnen valideren en corrigeren, zowel gecentraliseerd als op externe locaties.

Gateway: de module Gateway biedt interne en externe klanten een eigen toegangsportaal tot het CenterVision platform. Zowel interne afdelingen als externe klanten kunnen de vooruitgang van de werkzaamheden analyseren en informatie verschaffen die beheerders helpt de efficiëntie te verbeteren. De klant kan in elk proces andere prioriteiten instellen, prognosegegevens invoeren, serviceproblemen doorgeven en documentafbeeldingen opvragen. Ondernemingen kunnen via een beveiligde verbinding contact maken met webservices om aanvullende validatietaken uit te voeren of om op het juiste punt binnen het proces extra documentservices aan te vragen. De Gateway ondersteunt ook uitbreiding naar externe BPO-processen, zodat bepaalde activiteiten desgewenst veilig uitbesteed kunnen worden en de bedrijfszekerheid en de mogelijkheden voor systeemherstel na calamiteiten worden verbeterd.

Dashboard: via deze module kunnen alle CenterVision processen in realtime worden bewaakt. U kunt knelpunten in de processen snel opsporen, zodat de met de klant afgesproken serviceniveaus worden gerealiseerd. De module meet prestatieparameters voor elk handmatig of geautomatiseerd proces en ordent de aan de klant af te leveren items op basis van urgentie, zodat de beheerders de juiste capaciteit kunnen toewijzen. Het Dashboard is een snel te implementeren, eenvoudig te gebruiken en volledig aan uw wensen aan te passen webservice met ongekende interactieve functionaliteit en uitgebreide mogelijkheden voor detailanalyse.

Reporter: deze module geeft historische en periodieke prestatiegegevens weer, zodat managers de productiviteit kunnen meten en een beter inzicht krijgen in de processen. Via de webinterface kunnen managers overal ter wereld informatie over de systeemprestaties opvragen en de systeemintegriteit garanderen. Reporter gebruikt configureerbare kant-en-klaar rapporten die aan specifieke wensen van de organisatie en het management voldoen, zodat de verwerkingsactiviteiten nauwkeurig afgestemd kunnen worden en de processen en de facturering foutloos verlopen.

Compliance: dit is een module die volledige audit trails genereert van alle documenten, zodat gebruikers elk document in het systeem kunnen vinden en opvragen. Doordat alle gebeurtenissen automatisch worden geregistreerd, is elk document vanaf ontvangst tot en met uiteindelijke aflevering te volgen. Het documentarchief hanteert de richtlijnen voor documentbewaring en voldoet aan de wettelijke vereisten, terwijl de toegang van de gebruikers tot het systeem wordt beveiligd voor maximale zekerheid en controle.

Dispatch: u kunt de met CenterVision verwerkte informatie exporteren voor snelle aflevering bij de betreffende bedrijfsapplicatie of medewerker. Dankzij de open architectuur kunnen documenten en gegevens worden afgeleverd bij back-office systemen of worden doorgestuurd naar een bepaald e-mailadres of naar een map voor content management. De module Dispatch gebruikt voorgedefinieerde XML plug-ins om de installatie en configuratie te vereenvoudigen.